Notulen AVA voor de vaststelling van de jaarrekening

De algemene vergadering van aandeelhouders (AVA) stelt elk jaar de jaarrekening van de BV vast. Met notulen leg je vast welke besluiten er zijn genomen. Ook als je de enige aandeelhouder bent.

Welke besluiten neemt de AVA?

• Vaststelling van de jaarrekening. Pas na vaststelling is de jaarrekening definitief en kan die bij de KvK worden gedeponeerd.
• Bestemming van het resultaat. Wordt de winst toegevoegd aan de reserves, of uitgekeerd als dividend? Bij een dividenduitkering moet het bestuur ook toetsen of de BV daarna haar schulden kan blijven betalen.
• Decharge van het bestuur. Met decharge (kwijting) verklaren de aandeelhouders dat ze het gevoerde beleid goedkeuren, voor zover dat uit de jaarrekening blijkt. Dit is een apart besluit.

Wat zet je in de notulen?

• naam van de BV, datum en plaats van de vergadering;
• wie er aanwezig of vertegenwoordigd waren, en wie voorzitter en notulist was;
• dat de vergadering correct is bijeengeroepen, of dat alle aandeelhouders met de vergadering instemmen;
• de genomen besluiten: vaststelling van de jaarrekening, resultaatbestemming en decharge;
• de ondertekening door de voorzitter en de notulist.

Ben je DGA en enige aandeelhouder?

Ook dan moet de jaarrekening worden vastgesteld. Je hoeft daarvoor niet echt te vergaderen. Twee mogelijkheden:

• Besluit buiten vergadering: je legt de besluiten schriftelijk vast. Dat kan als de statuten dat niet uitsluiten en alle vergadergerechtigden ermee instemmen.
• Ondertekening geldt als vaststelling: zijn alle aandeelhouders ook bestuurder, dan kan de ondertekening van de jaarrekening door alle bestuurders onder voorwaarden ook gelden als vaststelling (artikel 2:210 lid 5 BW).

Ook in die gevallen is het verstandig om de besluiten over resultaatbestemming en decharge schriftelijk vast te leggen. Zo heb je later, bijvoorbeeld bij een vraag van de Belastingdienst of de bank, een duidelijk bewijs.

Bewaren

Bewaar de ondertekende notulen bij je administratie, samen met de vastgestelde jaarrekening. Je hoeft de notulen niet bij de KvK te deponeren.

Deze informatie is algemeen en geen juridisch of fiscaal advies. Regels kunnen veranderen. Controleer bij twijfel kvk.nl of vraag een adviseur. Bijgewerkt op 12 oktober 2026.